Datenschutzrichtlinie des Stadtverband Kölner Schützen von 1901 eV

Erstmals in Kraft seit: 28/05/2018

Die Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie der Stadtverband Kölner Schützen von 1901 e.V. vereins- sowie personenbezogene Daten verarbeitet. Insbesondere beschreibt sie die Arten von vereins- und personenbezogenen Daten die wir von unseren Mitgliedern erheben, die Zwecke, für die wir diese vereins- und personenbezogenen Daten erheben und die von uns ergriffenen Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Die Richtlinie informiert Sie ferner über Ihre Rechte und Möglichkeiten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und erklärt, wie Sie sich mit uns in Verbindung setzen können, um Ihre Kontaktinformationen zu aktualisieren oder Fragen zu unseren Datenschutzmaßnahmen zu stellen.

Die Nutzung und der Zugriff auf die Daten unterliegen dieser Datenschutzrichtlinie.

 

  1. Personenbezogene Daten

Vereins- und personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über die persönlichen oder sachlichen Verhältnisse, wie nachstehend beschrieben. Für die Zwecke dieser Datenschutzrichtlinie bedeutet „vereins- sowie personenbezogene Daten“ Informationen im Zusammenhang mit Mitgliedern und Spendern. Hierzu können neben anderen zählen: Vereinsname sowie Anschrift und Ansprechpartner der Geschäftsstelle, Emailadresse, Telefonnummer., Eintrittsdatum, Bankverbindung u.ä.. Die Art der Erfassung (digital oder auf Papier) spielt keine Rolle.

Der Datenschutz bezieht sich auf das Erheben, Verarbeiten (Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen) und Nutzen (jede Verwendung) von Daten.

Von Ihnen zur Verfügung gestellte vereins- sowie personenbezogene Daten

  • Wir bitten Sie, bestimmte vereins- und personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, wenn Sie einen Antrag auf Mitgliedschaft im Stadtverband Kölner Schützen von 1901 e.V. stellen, unter Angabe Ihres Vereinsnamens sowie Anschrift und Ansprechpartner der Geschäftsstelle, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer Telefonnummer.
  • Sofern gesetzlich erforderlich, holen wir Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten ein. In vielen Fällen müssen die Betroffenen die Erlaubnis zum Erheben, Verarbeiten und Nutzen der Daten geben. Das ist nicht erforderlich, wenn Daten im Rahmen einer vertraglichen Beziehung erhoben werden müssen. Bei Vereinen ist diese vertragliche Beziehung die Mitgliedschaft. Die für die Mitgliederverwaltung erforderlichen Daten dürfen also in jeden Fall verwendet werden.
  • Sofern Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, werden wir hierzu die erforderlichen Maßnahmen umsetzen. Das gilt z.B. für Spender. Hier müssen die Spendenbescheinigungen mit ihren Daten 10 Jahre aufbewahrt werden.

 

  1. Wie wir Ihre vereins- und personenbezogenen Daten verwenden können

Wir können die von Ihnen oder über Sie erhobenen vereins-personenbezogenen Daten unter anderem für folgende Zwecke verwenden:

  • Um mit Ihnen hinsichtlich Ihrer Mitgliedschaft zu kommunizieren.
  • Um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, u. a. unsere Steuerpflichten, oder um unsere Rechte anderweitig durchzusetzen oder zu schützen.
  • Gemäß anderweitigen Festlegungen in dieser Datenschutzrichtlinie oder sofern anderweitig von Ihnen genehmigt.
  1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Die Datenschutzgrundverordnung verlangt in Art. 30, dass ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden muss Innerhalb des Verzeichnisses führen wir hierzu eine Verarbeitungstätigkeit mit den folgenden Ausprägungen:

  • Verarbeitungstätigkeiten: Mitgliederverwaltung
  • Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Zuständig für den Schutz personenbezogener Daten ist der Vorstand des Stadtverband Kölner Schützen von 1901 e.V.
  • Ansprechpartner: Stadtschützenmeister Alexander Ommer ……….
  • Beschreibung der Kategorien der betroffenen Vereine/Personen und der Kategorien personenbezogener Daten: “Mitgliedsvereine”
  • Beschreibung der Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt (d.h. nicht weitergegeben) werden, z.B. Verbände, Versicherungsgesellschaften
  • Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien, z. B. Aufbewahrungsfrist für Zuwendungsbestätigungen 10 Jahre
  • Die Personen, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden.
  • Die betroffenen Personen wurden auf die Verarbeitung ihrer Daten hingewiesen.
  1. Ihre Rechte und Entscheidungen

Vorbehaltlich geltendem Recht sind Sie Umständen berechtigt:

  • Bestimmte Erfassungen und Nutzungen Ihrer personenbezogenen Daten abzulehnen.
  • Zugang zu den von uns über Sie gehaltenen personenbezogenen Daten zu verlangen und Informationen zu diesen zu erhalten, Ihre personenbezogenen Daten zu aktualisieren und Ungenauigkeiten zu berichtigen, die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken oder abzulehnen, die Daten gegebenenfalls anonymisieren oder löschen zu lassen. Sie haben unter Umständen außerdem das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
  • Ihre zuvor erteilte Zustimmung in Verbindung mit der Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit kostenlos zurückzuziehen.
  • Ihre Daten – sofern keine vertragliche oder gesetzliche Erfordernis diesem im Wege steht – zu löschen.

Wenn Sie Ihre oben beschriebenen Rechte ausüben oder Ihre Mitgliedschaft auflösen möchten, kontaktieren Sie uns bitte wie im nachstehenden Abschnitt 7 „Kontaktaufnahme“ beschrieben.

 

  1. Datensicherheit und Datenaufbewahrung

Wir ergreifen angemessene technische und organisatorische, administrative und physische Maßnahmen zum Schutz der von uns erhobenen personenbezogenen Daten und anderen Informationen gegen versehentliche, rechtswidrige oder unbefugte Zerstörung sowie Verlust, Modifizierung, Zugriff, Weitergabe oder Verwendung. Wir überprüfen, überwachen und bewerten regelmäßig unsere Datenschutzpraktiken und Sicherungssysteme gegen den Stand der Technik. Sofern sich hieraus Verbesserungspotentiale ableiten lassen, setzen wir diese unverzüglich um. Ungeachtet der Sicherheitsmaßnahmen die wir umsetzen, sind Übertragungen über das Internet oder über ein mobiles Netzwerk nicht komplett sicher und wir können die Sicherheit der Übertragungen nicht immer garantieren. Wir sind nicht verantwortlich für Fehler, die Personen bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten an uns machen.

Wir ergreifen außerdem Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder in einer Form aufzubewahren, die Ihre Identifizierung nicht zulässt, wenn diese Daten nicht mehr für die Zwecke, für die wir sie bearbeiten, erforderlich sind, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, diese Daten über einen längeren Zeitraum hinweg aufzubewahren.

  1. Aktualisierungen dieser Datenschutzrichtlinie

Dieser Datenschutzhinweis kann in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, um Änderungen an den hierin dargelegten Praktiken in Verbindung mit personenbezogenen Daten widerzuspiegeln. Wir werden einen deutlichen Hinweis auf unserer Homepage veröffentlichen, um Sie über wesentliche Änderungen an unserer Datenschutzrichtlinie zu informieren und oben in der Mitteilung das Datum der letzten Aktualisierung angeben. Wenn wir unsere Datenschutzrichtlinie aktualisieren, können wir unter bestimmten Umständen Ihre Einwilligung hierzu einholen.

  1. Kontaktaufnahme

Wenn Sie Fragen oder Kommentare zu unseren Datenschutzpraktiken oder dieser Datenschutzrichtlinie haben oder bestimmte Nutzungen Ihrer personenbezogenen Daten ablehnen möchten, Ihre Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie haben, ausüben oder sich über unsere Datenschutzpraktiken beschweren möchten, kontaktieren Sie bitte den Stadtschützenmeister Alexander Ommer, Spitzangerweg 33, 50859 Köln bzw. unter [email protected]